OOS.CDM Collaborative Document Management

FAQ

Ab wann steht der volle Funktionsumfang von OOS.CDM zur Verfügung?

Die Collaborative Document Management Suite steht seit Anfang September 2008 allen OOS Benutzern in vollem Funktionsumfang zu Verfügung. Probieren Sie doch einfach unsere neue Collaborative Write Anwendung aus um gemeinsam und zeitgleich mit Freunden oder Kollegen an einem Dokument zu arbeiten. Weiters stehen Ihnen im Datei Managers über das Datei Kontextmenü bzw. im Datei Eigenschaften Dialog alle Funktionen der neu integrierten Versionsverwaltung zur Verfügung.

Wie kann ich Versionen für meine Dateien und Dokumente anlegen?

Im Datei Manager finden Sie im Kontext Menü für Verzeichnisse und Dateien einen neue Eintrag mit dem Titel Versionsverwaltung. Dieses Menü ermöglicht es Ihnen neue Versionen anzulegen, alle bestehenden Versionen anzuzeigen oder die ausgewählte Datei für Sie exklusiv zu sperren. Diese letzte Option verhindert, dass andere Benutzer denen Sie Schreibrechte gewährt haben die Datei ändern solange Sie diese exklusiv für sich beanspruchen. Vergessen Sie nicht die Sperre wieder aufzuheben sobald auch andere Benutzer die Datei wieder bearbeiten können sollen.

Warum werden Versionen nicht automatisch bei jeder Änderung erstellt?

Viele der gängigen Dokumentenverwaltungssysteme bieten lediglich die Möglichkeit Dateien ein- und auszuchecken, wobei jeder Upload einer Datei eine neue Version generiert. Da das Online Operating System jedoch auch die Möglichkeit bietet Dateien direkt im Web Browser zu bearbeiten ist es weitaus schwieriger zu entscheiden wann tatsächlich eine neue Version vorliegt. Würde etwa jeder Speichervorgang eine neue Version erzeugen würde die Versionshistorie sehr schnell unüberschaubar werden und zeitgleich für eine Explosion der zu verwaltenden Daten führen. Deshalb haben wir uns für einen Benutzer-zentrierten Ansatz zur Versionsverwaltung entschieden, in dem der Benutzer über die Generierung einer neuen Version entscheiden kann.

Kann ich zu den einzelnen Versionen Zusatzinformationen ablegen?

Jede Version besitzt eine interne Revisionsnummer, welche einer einfachen Laufnummer entspricht. Da jedoch in der Praxis die unterschiedlichsten Versionierungsschema zum Einsatz kommen, ist es darüber hinaus noch möglich eine frei definierbare Versionsnummer zu vergeben. Weiters können alle Benutzer mit Leserechten auf eine freigegebene Datei Kommentare zu den einzelnen Versionen abgeben. Dieser Freitext kann selbstverständlich jede Art von Metainformation (wie etwa Tags) enthalten wobei diese zum momentanen Zeitpunkt nicht gesondert ausgewertet werden. Durch den modularen Aufbau ist es jedoch ein leichtes das Set an zur Verfügung stehenden Metadaten auszubauen um das System an individuelle Bedürfnisse anzupassen.

Wie funktioniert ein kollaborativer Dokumenten Editor?

Um das gleichzeitige Bearbeiten eines Dokumentes zu ermöglichen, wird jede geladene Datei von uns analysiert und in einzelne Abschnitte untergliedert. Dies erfolgt ausgehend vom zugrundeliegenden Format auf Basis von Leerzeilen um ein ausgewogenes Maß an Granularität zu gewährleisten. Nun kann jeder Benutzer (die entsprechende Schreibberechtigung auf Dateiebene vorausgesetzt) einzelne Abschnitte bearbeiten ohne dabei die anderen Bereiche des Dokumentes zu beeinflussen.

Was passiert wenn sich das Dokument maßgeblich verändert?

Umfassende Änderungen an einem Dokument führen in der Regel zu einer neuen Abschnittsstruktur. Aus diesem Grund werden die Dokumente bei jedem Ladevorgang analysiert und gegebenenfalls eine Reorganisation der Dokumentenstruktur vorgenommen. Da dieser Schritt die Arbeit anderer Autoren maßgeblich beeinträchtigen könnte, wird sichergestellt dass dieser Schritt nur dann ausgeführt wird, wenn gerade niemand sonst an dem jeweiligen Dokument arbeitet.

Welche Technologien kommen bei der Realisierung des Projektes zum Einsatz?

Als Basistechnologie kommt, wie auch beim Online Operating System, das reBOX Web Application Framework zum Einsatz um den Benutzern den gewohnten Komfort und die Intuitivität, welche alle OOS Anwendungen auszeichnet, bieten zu können. Alle implementierten Anwendungen benutzen dabei ausschließlich weit verbreitete und standardisierte Web-Technologien wie JavaScript, CSS, XHTML-konforme WebSeiten die ausschließlich über das Document Object Model (DOM) generiert werden sowie Asynchronous JavaScript and XML (AJAX) und Java WebServices für die Kommunikation und server-seitige Verarbeitung.

Unter welcher Lizenz steht OOS.CDM?

OOS.CDM wird unter GNU General Public License (GPL) veröffentlicht.

Kann ich mich an der Realisierung des Projektes beteiligen?

Für uns stellt der Aufbau einer offenen und aktiven Community von Entwicklern die Anwendungen für das Online Operating System realisieren möchten einen wichtigen Schritt dar. Daher würden wir uns selbstverständlich freuen, wenn Sie sich an der Umsetzung des Collaborative Document Management Systems beteiligen möchten. Der Source Code unserer Anwendungen wird allen interessierten Entwicklern in der Demo Quelltext Sektion im Hilfe Menü der integrierten OOS Developer Suite zum experimentieren, verbessern und erweitern zur Verfügung gestellt.